CONDITIONS GÉNÉRALES DE PARTICIPATION – PROVENCE VAN WEEK END
PROVENCE VAN, SARL au capital de 8 000 €
Siège social : 21 Lot Maou Brustiade, 13530 TRETS – France
TVA intracommunautaire : FR 04 903309458
SIRET : 903 309 458 00011
RCS : 903 309 458 R.C.S. AIX-EN-PROVENCE
ARTICLE 1 – ADHÉSION À LA DOCUMENTATION CONTRACTUELLE
Les présentes Conditions Générales sont applicables à l’ensemble des exposants (ci-après dénommés « Exposant(s) ») demandant leur admission à l’événement Provence Van Week End 2023 (ci-après dénommé l’« Evènement »), organisé par la société PROVENCE VAN (SARL au capital de 8 000 €, dont le siège social est situé : 21 Lot Maou Brustiade, 13530 TRETS, TVA : FR 04 903309458, immatriculée au RCS sous le numéro 903 309 458 R.C.S. AIX-EN-PROVENCE, ci-après dénommée l’« Organisateur »), sur le site et aux dates indiqués dans le formulaire de demande de participation 2023.
Toute admission à l’Evènement implique l’adhésion totale et entière de l’Exposant à la documentation contractuelle, sauf disposition contraire négociée entre l’Organisateur et l’Exposant.
Les modalités d’organisation de l’Evènement sont déterminées par l’Organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. L’Organisateur détermine notamment le site où se tiendra l’Evènement, sa date d’ouverture et de clôture, sa durée, les horaires d’ouverture et de fermeture, les agencements et aménagements, la programmation des animations ainsi que la date de clôture des inscriptions.
L’Organisateur supporte des frais et expose des dépenses en amont de la tenue de l’Evènement (gestion des inscriptions, publicité et promotion de l’Evènement…).
L’Organisateur se réserve la faculté de modifier les présentes Conditions Générales, sans préavis. Toute modification sera préalablement portée à la connaissance de l’Exposant.
ARTICLE 2 – ENGAGEMENT ET ADMISSION
Toute demande de participation à l’Evènement est strictement personnelle à l’Exposant.
Toute demande de participation est soumise à un examen préalable de l’Organisateur qui se réserve la faculté d’apprécier et de vérifier notamment, à son entière discrétion et sans que cette liste soit limitative ni obligatoire : la solvabilité du demandeur, la compatibilité de son activité avec la nomenclature de l’Evènement, l’adéquation entre son offre de produits et services et le positionnement de l’Evènement, la neutralité du message que le demandeur pourrait délivrer dans le cadre de l’Evènement.
Toute forme de prosélytisme ou de militantisme pouvant contrevenir au bon déroulement de l’Evènement est strictement interdite.
La décision de l’Organisateur (acceptation ou refus de la demande de participation) sera notifiée à l’Exposant par courrier électronique.
En cas de refus, l’Organisateur s’engage, le cas échéant, à rembourser à l’Exposant le montant correspondant au premier versement déjà opéré. Il est expressément précisé que le rejet d’une demande de participation est une décision discrétionnaire de l’Organisateur et ne saurait donner lieu à des dommages-intérêts.
Il est enfin expressément précisé que l’admission de l’Exposant à l’Evènement n’oblige en aucun cas l’Organisateur à admettre l’Exposant aux sessions futures de l’Evènement.
ARTICLE 3 – MODALITÉS D’ORGANISATION DE L’ÉVÈNEMENT
Les modalités d’organisation de l’Evènement sont déterminées par l’Organisateur et peuvent être modifiées à son initiative (site, dates, horaires, aménagements, animations, clôture des inscriptions…).
ARTICLE 4 – MODALITÉS DE FACTURATION
Tous les prix indiqués sur les documents émanant de l’Organisateur ou sur le site internet de l’Evènement sont exprimés en euros, sur une base hors taxes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, les prix seront majorés de la taxe à la valeur ajoutée au taux en vigueur.
ARTICLE 5 – MODALITÉS DE PAIEMENT
Le règlement des sommes contractuellement dues s’effectue ainsi : soit 100 % du montant dès l’inscription, soit 40 % du montant total dû à la date d’inscription de l’Exposant et le solde 60 jours avant la date de début de l’Evènement, selon les modalités déterminées sur la facture globale adressée par l’Organisateur à l’Exposant.
Toute inscription intervenant à moins de trente (30) jours de l’ouverture de l’Evènement devra être intégralement réglée au plus tard 8 (huit) jours après la date d’envoi de la facture. Ce délai est réduit à 2 (deux) jours si l’inscription intervient à moins de 8 (huit) jours de l’ouverture, et en toute hypothèse le règlement devra parvenir à l’Organisateur au plus tard 2 (deux) jours ouvrés avant l’ouverture de l’Evènement.
Toute commande d’aménagement de stand intervenant après l’inscription de l’Exposant est payable à la commande dans son intégralité.
Les paiements doivent être effectués, en euros, par virement bancaire sur le compte suivant :
Titulaire : PROVENCE VAN
IBAN : FR76 1695 8000 0139 7487 8872 040
BIC/SWIFT : QNTOFRP1XXX
Banque correspondante (BIC/SWIFT) : TRWIBEB3XXX
Adresse du titulaire : 21 Lotissement Maou Brustiade, avenue de Grisolle, 13530 TRETS, France
ARTICLE 6 – RETARD DE PAIEMENT
Toute somme due et non payée à l’échéance figurant sur les factures entraîne l’application de plein droit d’intérêts de retard à un taux égal à trois fois le taux de l’intérêt légal, courant à compter du lendemain de la date d’échéance prévue sur la facture.
En cas de non-respect des échéances de règlement visées à l’article 5, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera exigée en sus des pénalités de retard (art. L441-3, L441-6 et D441-5 du Code de commerce). Cette indemnité n’est pas limitative des autres frais qui pourraient être engagés aux fins de recouvrement.
Après attribution de l’emplacement du stand, le solde du prix devra être réglé au plus tard à la date indiquée sur la facture. Les stands ne seront mis à disposition qu’après règlement du solde.
ARTICLE 7 – TVA (EXPOSANTS ÉTRANGERS)
Les exposants étrangers ont la possibilité de se faire rembourser la TVA sous conditions :
– Entreprises de l’Union Européenne : demande via le portail de l’Etat d’établissement (directive 2008/9/CE du 12 février 2008), en France sur le portail fiscal ; joindre une copie dématérialisée des originaux des factures d’un montant HT supérieur à 1 000 € ; déposer la demande au plus tard le 30 septembre de l’année civile suivante.
– Entreprises hors Union Européenne : désignation obligatoire d’un représentant fiscal en France pour accomplir les formalités.
ARTICLE 8 – CLAUSE RÉSOLUTOIRE ET CLAUSE PÉNALE
Si l’Exposant manifeste l’intention d’annuler sa participation, quelle qu’en soit la cause, l’Organisateur pourra mettre en œuvre la présente clause en adressant une mise en demeure de renoncer, dans un délai de 7 (sept) jours, à cette annulation et de confirmer sa participation. À défaut, la résolution interviendra de plein droit à l’expiration du délai, et l’Organisateur reprendra immédiatement la libre disposition de la surface attribuée.
En cas de résolution, l’Exposant reste tenu de régler l’intégralité du montant de sa participation. Les sommes déjà versées demeurent acquises à l’Organisateur et celles restant dues, le cas échéant, sont immédiatement exigibles.
ARTICLE 9 – ASSURANCES
L’Exposant reconnaît avoir souscrit toutes les assurances nécessaires couvrant sa responsabilité civile et celle de toute personne participant directement ou indirectement à l’exercice de ses activités, pour tous dommages corporels, matériels et immatériels causés à autrui à l’occasion de sa participation (y compris pendant les périodes de montage et de démontage).
ARTICLE 10 – RENONCIATION À RECOURS
Tout Exposant, par le seul fait de sa participation, renonce à tout recours que lui-même ou ses assureurs seraient en droit d’exercer contre l’Organisateur et ses assureurs, pour tout dommage direct ou indirect que ces derniers pourraient occasionner à ses biens ainsi qu’à ceux de ses préposés.
Réciprocité : exception faite des actes de malveillance, l’Organisateur et ses assureurs renoncent à tous recours contre l’Exposant et son assureur pour les dommages affectant ses biens et matériels dont la responsabilité incomberait à l’Exposant.
ARTICLE 11 – ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS
L’Organisateur établit le plan de l’Evènement et attribue les emplacements en tenant compte de la sectorisation et au fur et à mesure des admissions. L’Organisateur fera ses meilleurs efforts pour tenir compte des souhaits exprimés par les Exposants et de la nature des produits exposés.
En aucun cas l’Organisateur ne répondra des conséquences pouvant découler de l’emplacement attribué (troubles de jouissance, préjudice commercial, etc.).
Les emplacements attribués doivent être occupés et le matériel installé au plus tard la veille de l’ouverture à 12h, à défaut ils seront réputés disponibles et pourront être réaffectés sans indemnité ni remboursement. La partie non occupée pourra être reprise et réaffectée.
ARTICLE 12 – SOUS-LOCATION ET CO-EXPOSITION
Les sous-locations ou co-participations ne sont pas admises.
ARTICLE 13 – FORMULE D’EXPOSITION ET STAND
Les informations relatives à l’installation, l’aménagement et l’évacuation des stands sont disponibles sur le site internet et dans le guide exposant.
Pour toute location de stand ou d’espace, l’Organisateur n’est pas responsable de la surveillance des biens de l’Exposant, lesquels demeurent sous sa responsabilité exclusive.
Les Exposants s’engagent à connaître et respecter toutes les réglementations en vigueur (notamment interdiction de fumer, sécurité incendie, SPS). Les règlements seront transmis via le Guide de l’Exposant. L’Organisateur interdira l’exploitation des stands non conformes.
L’Exposant s’engage à respecter toute prescription applicable à son activité et à obtenir toutes autorisations nécessaires (notamment en cas de vente/distribution de boissons à consommer sur place), afin que l’Organisateur ne puisse être inquiété.
L’Exposant s’engage à ne pas occasionner de gêne (sonore, olfactive, etc.) aux Exposants voisins et à ne pas nuire à l’organisation de l’Evènement.
Le stand doit être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture aux visiteurs.
ARTICLE 14 – PRODUITS, MARQUES ET SERVICES
L’Exposant ne peut présenter que les produits, marques et services admis et énumérés dans sa demande de participation. Il garantit être titulaire des droits de propriété intellectuelle ou autorisé à présenter les éléments exposés. Il certifie la conformité aux normes de sécurité et assume l’entière responsabilité des défectuosités, sans que la responsabilité de l’Organisateur ne puisse être recherchée.
ARTICLE 15 – VISIBILITÉ
L’Exposant est seul responsable du contenu des informations fournies et diffusées (site internet de l’Evènement, supports, etc.). Il garantit l’Organisateur de la licéité de ces informations (publicité, protection des consommateurs, etc.). Textes, logos, photographies et visuels sont diffusés sous la seule responsabilité de l’Exposant, qui supporte les droits éventuels de reproduction. L’Exposant garantit l’Organisateur contre tout recours amiable ou judiciaire d’un tiers.
ARTICLE 16 – VENTE ILLICITE DE TITRES D’ACCÈS
Offrir, mettre en vente, exposer en vue de la vente ou de la cession, ou fournir les moyens en vue de la vente ou de la cession de titres d’accès (billets, invitations, badges, pass, etc.) de manière habituelle et sans autorisation constitue un délit pénal puni de 15 000 € d’amende (30 000 € en cas de récidive), conformément à l’article 313-6-2 du Code pénal.
ARTICLE 17 – ANIMATIONS ET DÉMONSTRATIONS
Les démonstrations sont soumises à une autorisation spéciale, préalable et écrite de l’Organisateur. Les démonstrations sur estrade surélevée sont interdites. Les démonstrations avec micro, harangue ou racolage sont strictement interdites.
La fermeture totale ou partielle des stands pendant les heures d’ouverture, notamment durant une démonstration, est interdite sauf autorisation écrite préalable.
Toute attraction/spectacle/animation sur stand doit être autorisée et présentée via un projet précis. La puissance des enceintes ne peut excéder 30 dBA tournées vers l’intérieur du stand et inclinées vers le sol. Le volume sonore ne pourra excéder 85 dBA. Les animations ne doivent pas gêner les exposants voisins.
ARTICLE 18 – PUBLICITÉ
Toute publicité lumineuse ou sonore doit respecter le règlement de décoration et être soumise à l’agrément préalable et écrit de l’Organisateur, sous réserve qu’elle ne gêne ni les exposants voisins ni la circulation ni la bonne tenue de l’Evènement. L’agrément peut être retiré sans préavis.
La distribution de prospectus et imprimés divers visant au détournement des visiteurs est interdite dans les allées et dans l’enceinte du site. Seuls les documents présents dans l’enceinte du stand sont autorisés. Tout document remis doit comporter l’enseigne du stand ou la raison sociale de l’Exposant.
ARTICLE 19 – PRATIQUES COMMERCIALES / ABSENCE DE DROIT DE RÉTRACTATION / MÉDIATION / CONCURRENCE DÉLOYALE
Il est rappelé que le Code de la consommation interdit notamment : vente avec prime, vente à perte, vente à la boule de neige, vente subordonnée. Toute vente aux enchères doit respecter la législation en vigueur.
L’Exposant s’engage à préciser aux consommateurs que les achats effectués au sein de l’Evènement (hors exceptions prévues par la loi) ne sont pas soumis au droit de rétractation, et à mentionner l’absence de délai de rétractation dans un encadré apparent (article L224-59 du Code de la consommation).
L’Exposant s’interdit tout acte de concurrence déloyale (enquêtes hors stand, distribution d’objets promotionnels hors stand, etc.). Il s’engage à exécuter de bonne foi les contrats conclus avec les visiteurs. Il s’engage également à proposer un médiateur de la consommation en cas de litige (articles L612-1 et suivants du Code de la consommation).
ARTICLE 20 – CONTREFAÇON
L’Exposant assure la protection intellectuelle/industrielle de ses produits, services et marques. L’Organisateur est déchargé de toute responsabilité. En cas de contrefaçon constatée par décision de justice, l’Organisateur peut exiger la mise en conformité ; à défaut, il peut refuser l’admission ou appliquer les sanctions prévues, sans dédommagement.
ARTICLE 21 – AFFICHAGE DES PRIX
L’affichage des prix doit être en langue française et toutes taxes comprises, conformément à la législation. Toute annonce de réduction de prix doit respecter la réglementation et ne peut se faire que sous forme d’affichettes à l’intérieur des stands. Format maximum : 30 cm x 20 cm.
ARTICLE 22 – DÉCLARATION SACEM
L’Exposant qui souhaite diffuser de la musique sur son stand doit en informer préalablement l’Organisateur par écrit. L’Exposant est seul responsable du respect des droits et doit effectuer la déclaration auprès de la SACEM et en assurer le paiement. Il garantit l’Organisateur contre tout recours ou réclamation d’un tiers.
ARTICLE 23 – PRISES DE VUES / MARQUES ET CONTENUS
L’Exposant autorise, à titre gracieux, l’Organisateur à réaliser des photos et/ou films le représentant, représentant son équipe et ses produits, et à utiliser ces images sur tous supports (dont Internet), en France et à l’étranger, pour une durée de cinq ans à compter de la demande de participation.
L’Exposant autorise également l’Organisateur à citer et reproduire sa marque/dénomination sociale comme référence commerciale, et à exploiter les contenus présentés par l’Exposant pendant l’Evènement, pour les besoins de communication, sur tous supports, en France et à l’étranger, pour une durée de cinq ans.
L’Exposant qui ne souhaite pas apparaître sur ces supports doit en aviser l’Organisateur par écrit avant l’ouverture. Toute prise de vues effectuée par l’Exposant nécessite information préalable écrite à l’Organisateur, et l’Exposant reste seul responsable des autorisations et du respect du droit à l’image des participants.
ARTICLE 24 – INFORMATIONS PRATIQUES
Tous les renseignements concernant les détails de la participation sont consultables dans l’Espace Exposants sur le site internet de l’Evènement.
ARTICLE 25 – ANNULATION OU REPORT DE L’ÉVÈNEMENT POUR FORCE MAJEURE
En cas de force majeure empêchant la tenue de l’Evènement dans les conditions prévues, l’Organisateur pourra annuler, modifier la date, la durée, et/ou le site, décider la prolongation ou la fermeture anticipée, ou adapter l’Evènement aux circonstances, sans indemnité.
Sont notamment considérés comme force majeure : tout évènement répondant à l’article 1218 du Code civil, et plus largement tout évènement rendant impossible l’exploitation du site ou la tenue de l’Evènement, ou créant un risque grave pour la sécurité des biens et des personnes (inondation, incendie, catastrophes naturelles, émeutes, grèves, guerres, terrorisme, épidémie/crise sanitaire, décision administrative d’interdiction, etc.).
En cas d’annulation pour force majeure, les sommes perçues seront restituées après déduction d’une quote-part des coûts et dépenses engagés (frais de dossier, organisation, promotion, etc.), au prorata du montant versé par chaque Exposant.
En cas de report ou modification, les sommes versées sont conservées en vue de la participation à l’Evènement reporté, et l’Exposant reste tenu du paiement des échéances dues. Aucun remboursement ni indemnisation ne pourra être exigé.
ARTICLE 26 – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DONNÉES PERSONNELLES
L’Organisateur, en qualité de responsable de traitement, traite les données personnelles de l’Exposant dans le cadre de la gestion de la demande de participation et des relations commerciales, en exécution des présentes conditions générales. La politique de confidentialité est consultable sur le site de l’Evènement.